ကိုယ့်လက်အောက်ကမဟုတ်တဲ့ လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်တွေကို အလုပ်ဘယ်လိုလွှဲမလဲ? (Sideways Delegation)
အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုမှာ ရာထူးကြီးလာလေလေ၊ ကိုယ့်လက်အောက်ကမဟုတ်တဲ့ လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်တွေဆီကနေ ရလဒ်တွေရအောင် လုပ်နိုင်ဖို့ ပိုအရေးကြီးလာတယ်။ ဥပမာ၊ Finance ကနေ ခန့်မှန်းချက်တစ်ခုလိုတယ်၊ Legal ကနေ စာချုပ်တစ်ခုလိုတယ်ဆိုရင်၊ ဒါမှမဟုတ် ကိုယ်လုပ်ရမယ့် စီမံကိန်းက ကြီးမားလွန်းတော့ အခြားသူတွေရဲ့ လက်တွေ့ပါဝင်မှုလိုတဲ့အခါမျိုးပေါ့။ ဒီလိုမျိုး လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်တွေကို အလုပ်လွှဲတာ (sideways delegation) က နည်းဗျူဟာတစ်ခုဖြစ်လာတယ်။ ဒါပေမယ့် လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်တွေမှာလည်း သူတို့ရဲ့ကိုယ်ပိုင်ဖိအားတွေ ရှိနေတော့၊ သူတို့ဆီ အလုပ်တွေကို ပစ်ချလိုက်သလို မဖြစ်အောင် သတိထားရပါတယ်။ လူတွေရဲ့အတ္တ၊ ရုံး Policies တွေ၊ မမြင်ရတဲ့တင်းမာမှုတွေကို စီမံရတဲ့ စိန်ခေါ်မှုတွေရှိတာပေါ့။ Preston ဆိုတဲ့ VP တစ်ယောက်ရဲ့ အဖြစ်အပျက်က ဥပမာပဲ။ သူက Customer Experience ဌာနကို ဦးဆောင်ရတဲ့သူပါ။ သူဌာနကို အသစ်ရောက်လာတုန်းက Sales၊ Support၊ Product ဆိုတဲ့ ဌာနတွေနဲ့ ချိတ်ဆက်ပြီး workflow အသစ်တစ်ခု လုပ်ဖို့လိုလာတယ်။ ဒီဌာနတွေကို တခြား VP တွေကပဲ ဦးဆောင်နေကြတာ၊ သူတို့မှာလည်း သူတို့ရဲ့ လစဉ်ပန်းတိုင်တွေကိုယ်စီရှိနေကြတယ်။ Preston က "အရင်တုန်းက ငါ့အဖွဲ့ကို ဒါလုပ်ပါလို့ ပြောရုံပဲ" လို့ ပြောတယ်။ "အခုတော့ ငါ့လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်တွေကို ငါ့စီမံကိန်းကို သူတို့ရဲ့အလုပ်တွေနဲ့အတူ ဦးစားပေးဖို့ နေ့တစ်ဝက်လောက် စည်းရုံးနေရတယ်" တဲ့။
ဒီလိုမျိုး လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်တွေကို အလုပ်လွှဲတာ (sideways delegation) က လုပ်ငန်းခွင်မှာ မဖြစ်မနေလုပ်ရတဲ့ အတတ်ပညာတစ်ခုပါ။ ဒါပေမယ့် လူတိုင်းမှာ သူတို့ရဲ့ဖိစီးမှုတွေရှိနေတော့ သိမ်မွေ့စွာ ကိုင်တွယ်ဖို့လိုပါတယ်။ ဒီတော့ ဘယ်လိုလုပ်ရမလဲ။
ပထမဆုံး၊ ဘယ်အလုပ်ကို လွှဲမလဲဆိုတာ သေချာဆန်းစစ်ရမယ်။ လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်တစ်ယောက်ကို အလုပ်လွှဲတာက သူတို့ရဲ့အဖွဲ့ဝင်တွေကို လှုပ်ရှားစေတာ၊ အရင်းအမြစ်တွေကို ပြန်ခွဲဝေခိုင်းတာ၊ သူတို့ရဲ့ ကိုယ်ပိုင်အလုပ်တွေ နောက်ကျစေနိုင်တာဆိုတော့ ဘာကိုလွှဲမလဲဆိုတာ ဂရုတစိုက် ရွေးရမယ်။ လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်ရဲ့ ကျွမ်းကျင်မှုနယ်ပယ်နဲ့ လုံးဝမကိုက်ညီတဲ့ အလုပ်၊ ဒါမှမဟုတ် သူတို့အတွက် ဦးစားပေးစရာမလိုတဲ့ အလုပ်မျိုးကို လွှဲရင် ဆက်ဆံရေးတင်းမာသွားနိုင်ပြီး "မလုပ်နိုင်ဘူး" ဆိုတဲ့အဖြေ (ယဉ်ယဉ်ကျေးကျေးပဲဖြစ်ဖြစ်) ချက်ချင်းရနိုင်ပါတယ်။ သူတို့ရဲ့ကျွမ်းကျင်မှုနဲ့သက်ဆိုင်တဲ့အလုပ်၊ သူတို့အဖွဲ့က အသုံးပြုနေကျ ကိရိယာတွေ၊လုပ်ငန်းစဉ်တွေနဲ့ လုပ်ရတဲ့အလုပ်၊ ဒါမှမဟုတ် နောက်ဆုံးမှာ ကိုယ်ထက်သူတို့ကို ပိုအကျိုးရှိတဲ့အလုပ်မျိုးကို လွှဲသင့်တယ်။ ဥပမာ၊ Customer နဲ့ဆိုင်တဲ့ စီမံကိန်းတစ်ခုအတွက် ဒေတာဆိုင်ရာအထောက်အပံ့လိုတယ် ဆိုပါစို့။ ဒါကို ကိုယ်ကိုယ်တိုင်ကြိုးစားလုပ်ပြီးမှ Data ဌာနက လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်ကို ပြောတာထက်၊ အစကတည်းက သူ့ကို အစီရင်ခံစာရေးဖို့ တာဝန်ယူခိုင်းတာ ပိုအဓိပ္ပာယ်ရှိတယ်။ ဒီလိုလုပ်ရင် သူ့ရဲ့ကျွမ်းကျင်မှုကိုအသုံးချတာဖြစ်ပြီး စီမံကိန်းအောင်မြင်မှုမှာ သူ့ကိုလည်း ဂုဏ်ယူစရာဖြစ်စေတယ်။ အလုပ်က သူတို့ရည်မှန်းချက်တွေကို ထောက်ပံ့ပေးတယ်၊ သူတို့ကို ကောင်းကောင်းမြင်စေတယ်၊ ဒါမှမဟုတ် နောက်ပိုင်းမှာ သူတို့အလုပ်ပိုလွယ်သွားစေတယ်ဆိုရင်၊ အဲ့ဒါကို သူတို့က တစ်ဖက်သတ်တောင်းဆိုမှုလို့မြင်မှာမဟုတ်ဘဲ နှစ်ဘက်အကျိုးရှိတဲ့ကိစ္စလို့ မြင်လာနိုင်ပါတယ်။
ဒုတိယအချက်၊ တောင်းဆိုမှုတွေကို ပူးပေါင်းလုပ်ဆောင်မှုလို့ မြင်အောင်ပြောပါ။ ကိုယ်အဖွဲ့ကိုပြောသလို "ဒါကိုမင်းလုပ်လိုက်" ဆိုတဲ့ တိုက်ရိုက်နည်းကို ရှောင်ပါ။ အရင်ဆုံး နောက်ခံအကြောင်းအရာလေးနည်းနည်း ရှင်းပြပြီးမှ ပူးပေါင်းကြမယ့်သဘောနဲ့ စပါ။ "နောက်လတွေမှာ လေ့ကျင့်ရေးလိုအပ်ချက်တွေ ဘယ်လိုဖြည့်ဆည်းမလဲဆိုတာ စဉ်းစားရင်းနဲ့၊ ငါတို့ ထိရောက်မှုရှိအောင် လုပ်ချင်တယ်..." ဒါမှမဟုတ် "ဒီလုပ်ငန်းစဉ်ကို ရေရှည်မှာ ဘယ်ဌာနက တာဝန်ယူသင့်လဲဆိုတာ ကြည့်ရအောင်..." ဆိုတာမျိုးနဲ့ စပါ။ ပြီးရင် သူတို့ရဲ့ကျွမ်းကျင်မှုကို အသိအမှတ်ပြုပြောပြီး၊ အလုပ်အတွက် သူတို့ကို (ဒါမှမဟုတ် သူတို့အဖွဲ့ကို) အကောင်းဆုံးလူလို့ မှတ်ယူတဲ့သဘောကို ဖော်ပြပါ။ "ဒီဖောက်သည်တွေနဲ့ ဆက်ဆံရေးကို နှစ်ပေါင်းများစွာ မင်းတည်ဆောက်ထားတာဆိုတော့..." ဒါမှမဟုတ် "ဒီလိုမျိုး implementation တွေကို မင်းအရင်က အောင်မြင်ခဲ့ဖူးတာဆိုတော့..." ဆိုတာမျိုးပေါ့။ နောက်ဆုံး အပြန်အလှန်အကျိုးကို ထောက်ပြပြီး "ဒါက ငါတို့နှစ်ဦးစလုံးအတွက် အချိန်ကုန်သက်သာစေမယ်။ မင်းအဖွဲ့က ဒါကို ဦးဆောင်ဖို့ ဘယ်လိုထင်လဲ?" လို့ ဖိတ်ခေါ်ပါ။
တတိယအချက်၊ တာဝန်ယူမှုရှိအောင် သဘောတူညီချက်ရယူပါ။ လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်ဆီက "အင်း ဟုတ်ပါတယ်" ဆိုတဲ့ အဖြေရရုံနဲ့ မပြီးသေးဘူး။ အလုပ်က လက်တွေ့ပြီးမြောက်အောင် လုပ်ဖို့က နောက်ထပ်စိန်ခေါ်မှုတစ်ခုပဲ။ ဒီတော့ စောင့်ကြည့်မယ့်စနစ်နဲ့ အချိန်ဇယားကို အတူတူဆွေးနွေးရေးဆွဲပါ။ "ငါတို့နှစ်ယောက်စလုံးအတွက် အဆင်ပြေမယ့် စစ်ဆေးမှုအဆင့်တွေကို ချမှတ်လို့ရမလား?" ဒါမှမဟုတ် "ဘယ်လိုအချိန်ဇယားနဲ့ လုပ်နိုင်မလဲ?" ဆိုတဲ့ မေးခွန်းမျိုးတွေက အလုပ်တာဝန်တွေကို ရှင်းလင်းစေဖို့ အကူညီဖြစ်စေပါတယ်။ သူတို့ကိုယ်တိုင် အဆင့်တွေကို အဆိုပြုခိုင်းပါ။ စောင့်ကြည့်တဲ့ဖြစ်စဉ်ကို ပေါ့ပေါ့ပါးပါးဖြစ်အောင်လုပ်ပါ။ "နှစ်ပတ်တစ်ခါ ခဏတွေ့ဆုံပြီး update ယူရင် အဆင်ပြေမယ်ထင်တယ်။ မင်းရော အဆင်ပြေလား?" ဒါမှမဟုတ် "ငါတို့နှစ်ယောက်လုံး လွယ်လွယ်ကူကူ စစ်ဆေးလို့ရအောင် အတူတူ document တစ်ခု ဖန်တီးလိုက်မလား?" လို့ မေးပါ။ တကယ်လို့ ပျက်ကွက်လို့မရတဲ့ အချိန်ကန့်သတ်ချက်တွေရှိရင် ပွင့်ပွင့်လင်းလင်းပြောပါ။ "ငါ ပွင့်ပွင့်လင်းလင်းပြောမယ်။ Board meeting အတွက် မတ်လ ၁ ရက်နေ့မှာ ဒါပြီးအောင်လုပ်ဖို့ လိုအပ်တယ်။ အဲ့ဒီအချိန်က မင်းအတွက်အဆင်မပြေဘူးဆိုရင်၊ နောက်ပိုင်းမှာ ပြဿနာတက်မှာစိုးလို့ အခုအချိန်မှာပဲ နောက်တစ်မျိုးတွေးကြည့်ရအောင်" လို့ ပြောပါ။ ပြီးရင် သဘောတူညီချက်တွေကို မှတ်တမ်းတင်ပါ။ ဆွေးနွေးခဲ့တာတွေ၊ နောက်ဆုံးရက်တွေ၊ စစ်ဆေးရမယ့်အချိန်တွေ၊ ဘယ်သူ ဘာတာဝန်ယူမှာလဲဆိုတာတွေကို email နဲ့ အတိုချုပ်ပို့ပေးဖို့ ကမ်းလှမ်းပါ။
စတုတ္ထအချက်၊ ကန့်ကွက်တာကို စူးစမ်းလေ့လာတဲ့စိတ်နဲ့ ဖြေရှင်းပါ။ လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်က "အချိန်မရှိဘူး" လို့ပြောရင်၊ အကြောင်းရင်းကို နက်နက်နဲနဲမေးကြည့်ပါ။ "မင်းအဖွဲ့မှာ အခု ဘာတွေလုပ်နေရလဲ ပြောပါဦး" လို့မေးပါ။ ဒါဆို အချိန်တိုးပေးလို့ရမလား၊ အလုပ်ကို ပိုင်းခြားပေးလို့ရမလား၊ ဒါမှမဟုတ် အလုပ်စလုပ်တဲ့အပိုင်းကို ကိုယ်ကိုယ်တိုင်အရင်လုပ်ပေးပြီးမှ နောက်ပိုင်းအလုပ်တွေကို လွှဲလို့ရမလားဆိုတာ သိလာနိုင်တယ်။ တကယ်လို့ ကိုယ်လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်က ဒီတာဝန်ကိုယူဖို့ ဝန်လေးနေပုံရရင်၊ တိုက်ရိုက်မေးပါ။ "ဒါကိုယူဖို့ ဘာတွေစိုးရိမ်နေလဲ?" လို့ပေါ့။ သူတို့ရဲ့အကြောက်တရားက အတွေ့အကြုံဆိုးတစ်ခုခုကြောင့်လား၊ လုပ်ငန်းစဉ်ရှင်းလင်းမှုမရှိလို့လား၊ ဒါမှမဟုတ် အခြား အဓိကဦးစားပေးရမယ့်အလုပ်တွေရှိနေလို့လားဆိုတာ သိလာရင်၊ ဒါတွေကို အတူတကွဖြေရှင်းနိုင်ပါတယ်။ တကယ်လို့ သူတို့က "ဒါ ငါတို့အလုပ်မဟုတ်ဘူး" ပြောလာရင်၊ နားလည်မှုရဖို့ "ဘယ်အပိုင်းတွေက သဘာဝကျတဲ့ကိုက်ညီမှုမရှိဘူးလဲ?" လို့ မေးပါ။ သူတို့က အကောင်းဆုံးလုပ်နိုင်တဲ့သူတွေဖြစ်ကြောင်း ကိုယ်ယုံကြည်နေဆဲဆိုရင်၊ "မင်းရဲ့စိုးရိမ်မှုတွေကို နားလည်တယ်။ ဒါပေမယ့် ဒီ reporting အပိုင်းကတော့ မင်းတို့အဖွဲ့ပဲ တာဝန်ယူထားတာ။ ငါတို့ကို လွှဲပေးလိုက်တာက အဆင်မပြေမှုတွေဖြစ်သွားစေမှာပဲ" ဆိုတာမျိုးပေါ့။
ပဉ္စမအချက်၊ သူတို့ကို တိုက်ရိုက်ဖိအားမပေးဘဲ ဉာဏ်ရှိရှိ နောက်ကနေ လိုက်ကြည့်ပါ။ လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်တွေဆီက လွှဲထားတဲ့အလုပ်ကို ဘယ်လိုစောင့်ကြည့်မလဲဆိုတာမှာ နည်းနည်းလေးဉာဏ်စွမ်း လိုပါတယ်။ "အလုပ်အခြေနေ ဘယ်လိုရှိနေလဲ?" လို့ မေးမယ့်အစား၊ အခက်အခဲကို ဖြေရှင်းပေးဖို့ ဦးတည်တဲ့ ပုံစံနဲ့ မေးပါ။ "ဒါကို ဆက်လုပ်နိုင်ဖို့ ဘာတွေလိုအပ်လဲ?" ဒါမှမဟုတ် "ဘယ်လိုအတားအဆီးတွေ ရှိနေလဲ? ငါတို့ ဘာကူညီရမလဲ?" လို့မေးပါ။ "အလုပ်တွေ ပြီးပြီလား?" လို့ မေးမယ့်အစား၊ "မင်းရဲ့အမြင်အရ လုပ်ငန်းစဉ်အသစ်က ဘယ်လိုအလုပ်လုပ်နေလဲ" လို့မေးပါ။ ဒါက သူတို့ရဲ့ဆုံးဖြတ်ချက်ကို ကိုယ်တန်ဖိုးထားတယ်ဆိုတာ ပြသရာရောက်ပြီး၊ အခြေအနေကိုလည်း သိရှိစေနိုင်တယ်။ တကယ်လို့ သူတို့ကတိပေးထားတဲ့ update တွေကို မပေးဘဲနေတာ၊ ဒါမှမဟုတ် မရေရာတဲ့အဖြေတွေပဲပေးနေတာမျိုးဆိုရင်၊ သဘောတူညီချက်တွေကို ပြန်ညွှန်းပြပါ။ "အစကတည်းက update တွေကို အပတ်စဉ်ပေးဖို့ ငါတို့သဘောတူခဲ့တယ်လေ။ ဒါတွေကို ငါတို့အတွက်အရေးကြီးတယ်။ တနင်္လာနေ့တိုင်း ရဖို့ ဘာလုပ်သင့်လဲ?"လို့ မေးပါ။ ဒါမှမဟုတ် "ဆက်တိုက်တိုးတက်နေတယ်လို့ ပြောရင်၊ ဘယ်အဆင့်ရောက်နေပြီလဲ?" လို့ မေးပါ။
အဆုံးသတ်အနေနဲ့၊ အစပိုင်းမှာ ကိုယ့်လက်အောက်ကမဟုတ်တဲ့ လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်တွေကို အလုပ်လွှဲတာက ကိုယ်အဖွဲ့ကို တိုက်ရိုက်လွှဲတာထက် နှေးကောင်းနှေးနိုင်တယ်။ ဒါပေမယ့် ယုံကြည်မှုတွေတည်ဆောက်ပြီး လုပ်ငန်းစဉ်တွေကို ညှိယူပြီးတဲ့နောက်မှာတော့၊ နှစ်ဦးနှစ်ဖက်လုံး မျှော်လင့်မထားတဲ့ အောင်မြင်မှုတွေကို အတူတကွရရှိနိုင်ပါတယ်။
Harvard Business Review မှ Melody ရေးသားသော How to Delegate to Someone Who Doesn’t Report to You ဆောင်းပါးကို သင့်တော်သလို ဘာသာပြန်ထားပါတယ်။
Thwe Thwe Aye
B.Com(Q**), M.Com (MEUE)