ခေတ်မီလုပ်ငန်းခွင်တွင် အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှု နည်းလမ်းကောင်းများ
ယနေ့ခေတ်လုပ်ငန်းခွင်များတွင် အလုပ်တွင်ကျယ်မှု၊ လုပ်ငန်းတာဝန်များ၏ ရှုပ်ထွေးမှုနှင့် နည်းပညာ အပြောင်းအလဲများကြောင့် အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှု (Time Management) သည် ပိုမိုအရေးကြီးလာပါသည်။ အချိန်ကို ထိရောက်စွာ အသုံးချနိုင်သူများသာ လုပ်ငန်းခွင်တွင် ပိုမိုအောင်မြင်ပြီး စိတ်ဖိစီးမှုလျော့နည်းကာ ဘဝနေထိုင်မှုအရည်အသွေးကို မြှင့်တင်နိုင်ကြသည်။ ဤဆောင်းပါးတွင် ခေတ်မီလုပ်ငန်းခွင်အတွက် အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှု နည်းလမ်းကောင်းများကို ဖော်ပြသွားမည်ဖြစ်သည်။
၁။ ဦးစားပေးလုပ်ငန်းစဉ်များကို သတ်မှတ်ပါ (Prioritize Tasks)
လုပ်ငန်းတိုင်းသည် အရေးကြီးမှုအဆင့်အတန်း (Priority Level) မတူညီကြပါ။ ထို့ကြောင့် "Eisenhower Matrix" ကဲ့သို့သော နည်းလမ်းများဖြင့် လုပ်ငန်းများကို အုပ်စုခွဲကာ ဦးစားပေးလုပ်ဆောင်သင့်သည်။
- အရေးကြီးပြီး အလျင်လိုအပ်သော အလုပ်များ (Urgent & Important) – ချက်ချင်းလုပ်ဆောင်ပါ။
- အရေးကြီးသော်လည်း အလျင်မလိုသော အလုပ်များ (Important but Not Urgent) – စီစဉ်ထားပြီး ဖြည်းဖြည်းချင်းလုပ်ပါ။
- အလျင်လိုသော်လည်း အရေးမကြီးသော အလုပ်များ (Urgent but Not Important) – တစ်စုံတစ်ဦးအား လွှဲအပ်နိုင်ပါက လွှဲပါ။
- မအရေးမကြီးသော အလုပ်များ (Not Urgent & Not Important) – ဖျက်ပစ်ပါ (သို့) နောက်မှလုပ်ပါ။
၂။ SMART ရည်မှန်းချက်များ ချမှတ်ပါ။
အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုတွင် ရည်မှန်းချက်များ ရှင်းလင်းစွာချမှတ်ရန် အရေးကြီးသည်။ SMART Goal Setting နည်းလမ်းကို အသုံးပြုနိုင်သည်။
- S (Specific) – ရှင်းလင်းသော ရည်မှန်းချက်
- M (Measurable) – တိုင်းတာနိုင်သော အချက်များ
- A (Achievable) – လက်တွေ့အကောင်အထည်ဖော်နိုင်သော
- R (Relevant) – သင့်လုပ်ငန်းနှင့် သက်ဆိုင်မှုရှိသော
- T (Time-bound) – အချိန်ကာလသတ်မှတ်ထားသော
ဥပမာ – "ဒီလအတွင်း ကုန်ရောင်းအား ၂၀% တိုးမြှင့်ရန်" ဆိုသည့် ရည်မှန်းချက်သည် SMART စံနှုန်းနှင့်ကိုက်ညီသည်။
၃။ အချိန်ဇယားဆွဲပြီး လုပ်ဆောင်ပါ (Time Blocking)
အလုပ်များကို အချိန်ဇယားအတိုင်း အတိအကျလုပ်ဆောင်ခြင်းဖြင့် အချိန်ဖြုန်းမှုကို လျှော့ချနိုင်သည်။ Google Calendar, Trello, Notion ကဲ့သို့သော ဒီဂျစ်တယ်ကိရိယာများကို အသုံးပြုကာ နေ့စဉ်အလုပ်များကို အချိန်အတိုင်းအတာနှင့် သတ်မှတ်ပါ။
- အရေးကြီးသော အလုပ်များကို နံနက်ပိုင်းတွင် စတင်လုပ်ပါ (ဦးနှောက်အထိရောက်ဆုံးအချိန်)
- အလုပ်တစ်ခုနှင့်တစ်ခုကြား ၅-၁၀ မိနစ် အနားယူပါ (Pomodoro Technique)
- အစည်းအဝေးများကို အချိန်တိုအတွင်းသာ ကန့်သတ်ပါ
၄။ အလုပ်များကို အပ်နှံပါ (Delegation)
နောက်တစ်ခု အနေနဲ့ ခေါင်းဆောင်ကောင်းတစ်ဦးဖြစ်ရန် အတွက် အလုပ်အားလုံးကို ကိုယ်တိုင်မလုပ်ဘဲ သင့်တော်သော လူများထံ အပ်နှံတတ်ရန် အရေးကြီးပါတယ်။ ယုံကြည်စိတ်ချရသော အဖွဲ့ဝင်များကို တာဝန်များ ခွဲဝေပေးခြင်းဖြင့် မိမိ၏အချိန်ကို ပိုမိုထိရောက်စွာ အသုံးချနိုင်မည်ဖြစ်ပါတယ်။
ခေါင်းဆောင်ကောင်းတစ်ဦးဖြစ်ချင်ရင် "ငါကိုယ်တိုင်လုပ်မှ အကောင်းဆုံးဖြစ်မယ်" ဆိုတဲ့အတွေးကို ပြင်ရပါမယ်။ အဲ့ အတွေးကို ဖျောက်ပစ်ပါ။ ကိုယ့်အဖွဲ့ကို ယုံကြည်ပါ၊ တာဝန်တွေခွဲဝေပါ။ ဒါမှ အချိန်ကောင်းကောင်းစီမံနိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။ ဒါဟာ အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုတွင် Delegation သည် အရေးကြီးသော အစိတ်အပိုင်းဖြစ်ပါတယ်။ ဒါမှ ကိုယ့်အချိန်ကို ပိုထိရောက်စွာ အသုံးချနိုင်မှာပါ။ အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုတွင် Delegation သည် အရေးကြီးသော အစိတ်အပိုင်းဖြစ်သည်။
- အခြားသူများလုပ်နိုင်သော အလုပ်များကို လွှဲပါ
- ယုံကြည်စိတ်ချရသော အဖွဲ့ဝင်များကို တာဝန်ပေးပါ
- လမ်းညွှန်မှုပေးပြီး ရလဒ်ကို စောင့်ကြည့်ပါ
ဒါမှသာ ကိုယ့်မှာ အရေးကြီးတဲ့ဆုံးဖြတ်ချက်တွေအတွက် အချိန်ပိုရမယ်။ အဖွဲ့ဝင်တွေရဲ့ ကျွမ်းကျင်မှုတိုးတက်လာမယ်။
အလုပ်တွေ ပိုမြန်မြန်ပြီးမှာဖြစ်ပါပါတယ်။
၅။ နည်းပညာကို အသုံးချပါ (Use Technology)
ယနေ့ခေတ်တွင် အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုအတွက် အထောက်အကူပြု App များစွာရှိသည်။
- Todoist, Microsoft To-Do – အလုပ်စာရင်းပြုလုပ်ရန်
- Toggl, RescueTime – အချိန်ကုန်လွန်မှုကို စောင့်ကြည့်ရန်
- Slack, Zoom – အဖွဲ့အစည်းဆိုင်ရာ ဆက်သွယ်ရေး
- Notion, Evernote – အလုပ်မှတ်တမ်းများ စုစည်းရန်
၆။ အနှောင့်အယှက်များကို လျှော့ချပါ (Minimize Distractions)
လုပ်ငန်းခွင်တွင် အီးမေးလ်၊ ဆိုရှယ်မီဒီယာ၊ အချိန်ဖြုန်းစေသော အလေ့အထများ ကြောင့် အလုပ်ထိရောက်မှု လျော့နည်း တတ် သည် ။
- ဖုန်း Notification များကို ပိတ်ထားပါ
- အလုပ်အာရုံစူးစိုက်ရန် "Focus Mode" ကို အသုံးပြုပါ
- တစ်နေ့လျှင် ၂-၃ ကြိမ်သာ အီးမေးလ်စစ်ပါ
၇။ မိမိကိုယ်ကို ပြန်လည်သုံးသပ်ပါ (Self-Reflection)
နေ့စဉ်အလုပ်များ ပြီးဆုံးသည့်အခါတိုင်း မိမိ၏အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုကို ပြန်လည်သုံးသပ်ခြင်းသည် အရေးကြီးပါတယ်။ မည်သည့်အလုပ်များ ပြီးမြောက်ခဲ့ပါတယ်၊ မည်သည့်နေရာတွင် အချိန်ဖြုန်းမိသည်၊ နက်ဖြန်အတွက် မည်သို့ပြင်ဆင် ရမည်ဆိုသည်ကို ဆန်းစစ်ခြင်းဖြင့် အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုစွမ်းရည်ကို တိုးတက်စေနိုင်ပါတယ်။ တစ်နေ့တာ အလုပ်များကို အဆုံးသတ်ချိန်တွင် မိမိ၏အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုကို ပြန်လည်သုံးသပ်ပါ။
- ဘယ်အလုပ်များ ပြီးမြောက်ခဲ့သလဲ?
- ဘယ်နေရာတွင် အချိန်ဖြုန်းမိသနည်း?
- နက်ဖြန်အတွက် ဘာတွေပြင်ဆင်ထားရမလဲ?
အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုဆိုတာဟာ လုပ်ငန်းခွင်အောင်မြင်ရေးအတွက် အဓိကကျသော အတတ်ပညာတစ်ရပ်ဖြစ်ပါတယ်။ အထက်ပါ နည်းလမ်းများကို လိုက်နာခြင်းဖြင့် လုပ်ငန်းဆောင်တာများကို ပိုမိုထိရောက်စွာ စီမံနိုင်မည်ဖြစ်ပြီး စိတ်ဖိစီးမှုများ ကိုလည်း လျှော့ချနိုင်မည်ဖြစ်ပါတယ်။ "အချိန်သည် ရွှေထက်တန်ဖိုးရှိသည်" ဆိုသည့် စကားပုံအတိုင်း အချိန်တိုင်းကို အကျိုးရှိရှိ အသုံးချနိုင်ကြပါစေ။
Dr. Daw La Wynn Sandi
Associate Professor, Strategy First Int'l College
B.C.Sc, B.C.Sc. (Hons), M.C.Sc., Ph.D (IT)